Các loại Bot Automation App Sheet

Hướng dẫn các loại Bot trong AppSheet trong xây dựng ứng dụng di động

Trong AppSheet, Bot là phần của mục Automation, dùng để tự động thực hiện hành động như gửi email, tạo file PDF, cập nhật dữ liệu, hoặc chạy quy trình theo thời gian hay sự kiện dữ liệu.

I. Cấu trúc 1 Bot

  • Event: Xác định khi nào Bot được kích hoạt.
  • Process: Mô tả Bot sẽ làm gì.
  • Task: Là từng hành động cụ thể bên trong Process (gửi mail, tạo file, cập nhật,...).

II. Các loại Bot phổ biến

Loại Bot Khi nào chạy Ví dụ ứng dụng
1. Data Change Bot Khi dữ liệu thay đổi trong bảng (thêm, sửa, xóa). - Gửi email khi thêm học sinh mới.
- Cập nhật cột “Tình trạng” khi chỉnh sửa điểm.
- Gửi thông báo khi xóa dữ liệu.
2. Scheduled Bot Chạy theo lịch định sẵn: hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng,… - Gửi báo cáo hàng ngày lúc 7h sáng.
- Tự động tạo file tổng hợp điểm cuối tháng.
- Gửi nhắc nhở cho học viên mỗi thứ 2.
3. Webhook Bot Khi cần kết nối AppSheet với hệ thống khác (API, Google Apps Script,…) - Gửi dữ liệu từ AppSheet sang Google Sheets hoặc SQL.
- Kích hoạt script bên ngoài khi có dữ liệu mới.
- Kết nối phần mềm kế toán hoặc CRM.
4. Manual Bot Khi người dùng bấm nút (Action) để chạy thủ công. - Nút “In phiếu học sinh”.
- Nút “Gửi mail xác nhận”.
- Nút “Cập nhật trạng thái”.

III. Một số Task thường gặp trong Process

Loại Task Chức năng
Send an Email Gửi email có thể đính kèm file PDF, dùng template Google Docs.
Create a File Tạo file (PDF, DOCX, CSV) từ dữ liệu AppSheet và lưu vào Google Drive.
Call a Webhook Gửi dữ liệu sang API hoặc ứng dụng ngoài.
Data: add, update, or delete Thêm, sửa, hoặc xóa bản ghi trong bảng khác.

IV. Tóm tắt nhanh

  • Data Change Bot → Khi dữ liệu thay đổi.
  • Scheduled Bot → Khi đến thời gian định sẵn.
  • Webhook Bot → Khi cần gửi dữ liệu ra ngoài.
  • Manual Bot → Khi người dùng bấm nút.

V. Lưu ý

  • AppSheet hiện gộp “Report” cũ vào hệ thống “Automation Bot”.
  • Có thể kiểm tra lịch sử chạy Bot trong mục Monitor.
  • Nên đặt điều kiện (Condition) để tránh gửi mail trùng hoặc sai lúc.

 

Bài viết liên quan:

Hướng dẫn các loại Bot trong AppSheet trong xây dựng ứng dụng di động

Thiết kế website
0935999617
0935999617