Tự động gởi mail khi thêm dữ liệu mới

Mục tiêu: Khi thêm 1 học sinh mới vào bảng HocSinh, AppSheet sẽ tự động gửi email thông báo.

1. Mở phần Automation

1. Vào AppSheet editor.
2. Chọn tab Automation → chọn Bots → bấm + New Bot.
3. Đặt tên Bot, ví dụ: Gửi email khi thêm học sinh mới.

2. Thiết lập Event

• Trong mục Event, chọn loại: Data change event.
• Tại For this table chọn: HocSinh.
• Tại When this happens chọn: ADDS_ONLY (chỉ khi thêm mới).

3. Tạo Process

1. Chọn hoặc tạo Process mới → bấm + New Process.
2. Đặt tên Process: Gửi mail học sinh mới.
3. Thêm step trong Process: chọn loại Run a task.

4. Tạo Task gửi email

Chọn loại Task: Send an email. Cấu hình ví dụ:

Xin chào,

Một học sinh mới đã được thêm vào hệ thống.

Họ tên: <<[HoTen]>>
Lớp: <<[Lop]>>
Ngày sinh: <<[NgaySinh]>>
Ngày thêm: <<TODAY()>>

Trân trọng,
Ban quản trị
        

5. Kích hoạt Bot

1. Quay lại trang Bot.
2. Bật trạng thái ON.
3. Nhấn Save.
4. Thử thêm 1 học sinh mới và kiểm tra email người nhận.

Gợi ý mở rộng

• Thêm điều kiện (Condition) để chỉ gửi khi thỏa điều kiện, ví dụ: [Lop] = "10A1".
• Gửi cho nhiều người nhận: [EmailGV] & ", " & [EmailQuanLy].
• Tự động đính kèm phiếu thông tin (PDF) bằng template: tạo Google Docs có biến như <<[HoTen]>> rồi chọn template trong Task.

Một ví dụ template email ngắn

Subject: Thông báo học sinh mới: <<[HoTen]>>

Xin chào,

Thông báo: Học sinh mới đã được thêm.

Họ tên: <<[HoTen]>>
Lớp: <<[Lop]>>
Số điện thoại: <<[DienThoai]>>

Xin vui lòng cập nhật thông tin nếu cần.

Trân trọng,
Ban quản trị