Phân biệt kiểu Short text và Long Text trong Table Access

1. Short Text trong table Access
2. Long Text trong table access
3. So sánh 2 kiểu dữ liệu Short text và Long text trong table access
4. Khi nào làm phần mềm cần sử dụng Long Text
5. Cách tối ưu tốc độ khi table có sử dụng Long Text

Trong Microsoft Access, hai kiểu dữ liệu Short Text và Long Text (trước đây gọi là Text và Memo) đều được dùng để lưu trữ chuỗi ký tự, nhưng chúng khác nhau về độ dài và mục đích sử dụng

1. Short Text trong table Access

    Dung lượng tối đa: 255 ký tự.
    Dùng cho: dữ liệu ngắn như:
        Tên người, địa chỉ email.
        Số điện thoại, mã số nhân viên, mã sản phẩm,...
    Có thể sắp xếp, lọc và đánh chỉ mục (index): ✔️
    Hiển thị mặc định trong form: ô nhập đơn dòng.

2. Long Text trong table access

    Dung lượng tối đa: ~65,536 ký tự (65,535 ký tự hiển thị, 1 ký tự kết thúc).
    Dùng cho: nội dung dài như:
        Mô tả chi tiết sản phẩm.
        Ghi chú, bình luận, bài viết,...
    Không nên đánh chỉ mục toàn bộ nội dung: vì hiệu năng sẽ giảm.
    Không thể sắp xếp hoặc lọc chính xác như Short Text: ❌
    Hiển thị mặc định trong form: ô nhập nhiều dòng (multi-line).

3. So sánh 2 kiểu dữ liệu Short text và Long text trong table access

4. Khi nào làm phần mềm cần sử dụng Long Text

5. Cách tối ưu tốc độ khi table có sử dụng Long Text

Khi hiển thị dữ liệu ra danh sách 1 form, nếu như có cột Long Text mà chúng ta sử dụng cú pháp

Select * From tbSanPham

thì dẫn đến rất chậm trong quá trình xử lý, nếu nhiều dữ liệu.

Cách khắc phục: thay đổi lại cú pháp Select Cot1,Cot2,... From tbSanPham

Ta không đưa cột có kiểu Long Text vào.
 

Trong Microsoft Access, khi table có chứa trường Long Text (tên cũ là Memo), tốc độ xử lý có thể bị chậm nếu không tối ưu tốt. Dưới đây là các cách tối ưu tốc độ khi sử dụng bảng chứa trường Long Text

Tránh SELECT * – chỉ lấy trường cần thiết

Trường Long Text chứa dữ liệu rất lớn → nếu không cần, đừng SELECT nó.

❌ Không nên:

SELECT * FROM BaiViet;

✅ Nên:

SELECT TieuDe, NgayDang FROM BaiViet;

    Giúp giảm dữ liệu truyền và tăng tốc độ hiển thị.

Không dùng Long Text trong điều kiện WHERE, ORDER BY

Access không đánh chỉ mục cho Long Text → tìm kiếm/sắp xếp theo nó sẽ rất chậm.

❌ Tránh:

SELECT * FROM BaiViet WHERE NoiDung LIKE "*tuyển dụng*";

Nên thêm trường phụ:
Thêm cột TieuDeKhongDau (Short Text, có chỉ mục) để lọc nhanh.

Tách Long Text ra bảng riêng (nếu không dùng thường xuyên)

Nếu bạn có bảng với rất nhiều bản ghi và chỉ thỉnh thoảng cần đọc trường Long Text, hãy tách nó ra bảng riêng, liên kết bằng khóa ngoại.

Ví dụ:

Bảng chính: SanPham    Bảng phụ: SanPham_MoTa

ID (PK)    ID (PK/FK)
TenSanPham (Short Text)    MoTaSanPham (Long Text)

→ Truy vấn bảng SanPham sẽ cực nhanh, chỉ khi cần chi tiết mới JOIN sang SanPham_MoTa.

Dùng Rich Text đúng cách

Dùng form và báo cáo tối ưu

Trong form/report:

    Tránh đặt Can Grow = Yes ở mọi trường, chỉ dùng cho trường hiển thị Long Text.
    Tránh để nhiều textbox đọc Long Text cùng lúc.

Nén database thường xuyên

Access lưu vết chỉnh sửa nhiều → database sẽ phình ra và chậm dần.
👉 Vào File > Info > Compact & Repair Database để làm nhẹ và tối ưu chỉ mục.