Form kiểu Datasheet có tác dụng gì trong MS Access

1. Form kiểu Datasheet là gì ?

Trong Microsoft Access, Form kiểu Datasheet là một dạng biểu diễn dữ liệu trong bảng hoặc truy vấn với giao diện tương tự như một bảng (Table). Dạng này giúp người dùng làm việc với dữ liệu dễ dàng hơn theo kiểu bảng tính, nhưng cũng cung cấp một số chức năng bổ sung so với bảng thông thường.

2. Chức năng chính của Form kiểu Datasheet

    Hiển thị và chỉnh sửa dữ liệu theo kiểu bảng

        Giao diện hiển thị giống một bảng tính, giúp người dùng quen thuộc với Excel dễ dàng thao tác.
        Cho phép người dùng xem, thêm, sửa, hoặc xóa dữ liệu trực tiếp trên form (nếu quyền chỉnh sửa được bật).

    Sử dụng với nhiều nguồn dữ liệu

        Datasheet Form có thể kết nối với

            Bảng (Table).
            Truy vấn (Query).
            Dữ liệu liên kết từ các nguồn khác (ví dụ: SQL Server).
        Người dùng có thể dễ dàng hiển thị dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau trong giao diện trực quan.

    Tùy chỉnh giao diện

        Ẩn/Hiện các cột dữ liệu: Người dùng có thể ẩn các cột không cần thiết hoặc thêm cột mới (nếu được thiết lập).
        Thay đổi độ rộng cột: Điều chỉnh kích thước cột để hiển thị dữ liệu đầy đủ hơn.
        Sắp xếp và lọc dữ liệu: Người dùng có thể lọc hoặc sắp xếp dữ liệu trực tiếp trong Datasheet Form mà không cần mở bảng hoặc truy vấn.

    Áp dụng logic và kiểm soát

       Datasheet Form cho phép tích hợp các ràng buộc dữ liệu, kiểm tra hợp lệ, và logic nghiệp vụ. Ví dụ:
            Kiểm tra dữ liệu nhập vào trước khi lưu.
            Tự động tính toán các giá trị hoặc thực hiện các hành động dựa trên sự kiện.

    Hiển thị quan hệ dữ liệu (Subdatasheet)

        Nếu dữ liệu có mối quan hệ (ví dụ: bảng cha-con), Datasheet Form có thể hiển thị dữ liệu con (subdatasheet) trong một khung riêng, dễ dàng mở rộng/thu gọn.

    Hỗ trợ tính năng nâng cao

       Datasheet Form hỗ trợ:
            Liên kết đến các Form khác: Kết hợp các Form chi tiết với Datasheet Form để mở rộng chức năng.
            Thêm nút, mã VBA: Tích hợp các nút lệnh hoặc sự kiện VBA để thao tác với dữ liệu.
            Cài đặt điều kiện định dạng (Conditional Formatting): Làm nổi bật dữ liệu dựa trên các điều kiện nhất định.

    Đồng bộ hóa với các tính năng khác

        Khi sử dụng Datasheet Form, bất kỳ thay đổi nào trong dữ liệu sẽ được đồng bộ hóa ngay lập tức với bảng hoặc truy vấn nguồn.

3. Ưu điểm Form DataSheet

    Dễ sử dụng: Giao diện trực quan, thân thiện với người dùng không chuyên về lập trình.
    Tiết kiệm thời gian: Cho phép thao tác dữ liệu nhanh chóng mà không cần tạo biểu mẫu phức tạp.
    Linh hoạt: Có thể kết hợp với các biểu mẫu khác để cung cấp chức năng nâng cao.

4. Nhược điểm Form DataSheet

    Hạn chế về thiết kế: Datasheet Form không cung cấp nhiều tùy chỉnh giao diện như các loại Form khác (như Single Form hoặc Continuous Form).
    Không hỗ trợ nhiều điều khiển phức tạp (như nút lệnh, combo box) trực tiếp trong giao diện datasheet.
    Một vài nhược điểm điển hình với form datasheet:
         - Không tùy chỉnh màu, font chữ riêng cho từng cột.
         - Sử dụng VBA hạn chế, chỉ áp dụng các sự kiện Form_Load, Change ...

5. Khi nào nên dùng Datasheet Form?

    Khi bạn muốn hiển thị dữ liệu dạng lưới cho người dùng xem và chỉnh sửa trực tiếp.
    Khi cần xử lý dữ liệu có cấu trúc bảng (giống Excel).
    Khi bạn muốn một giao diện tương đối đơn giản và tiết kiệm thời gian thiết kế.

Ví dụ

Một Form kiểu Datasheet hiển thị danh sách sản phẩm từ bảng Products:

    Hiển thị các cột: Tên sản phẩm, Giá, Số lượng tồn kho.
    Người dùng có thể lọc để tìm sản phẩm theo tên, chỉnh sửa giá hoặc số lượng trực tiếp trong form.
    Nếu có mối quan hệ với bảng OrderDetails, các đơn hàng liên quan đến sản phẩm cũng có thể hiển thị dưới dạng subdatasheet.