Phần mềm quản lý thu chi bằng MS Access

1. Thiết kế cơ sở dữ liệu (Database Design)
2. Tạo các mẫu biểu (Forms)
3. Tạo các truy vấn (Queries)
4. Tạo báo cáo (Reports)
5. Kết nối giữa các bảng và form
6. Thêm chức năng tìm kiếm và báo động
7. Bảo mật dữ liệu
8. Ví dụ về cấu trúc cơ sở dữ liệu:
9. Các công thức và chức năng:
10. Khóa học Access giúp bạn làm được phần mềm Quản lý thu chi
11. Một số câu hỏi về nghiệp vụ phần mềm quản lý thu chi
12. Khóa học làm phần mềm Access giúp làm phần mềm thu chi

MS Access là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu mạnh mẽ của Microsoft, dễ dàng tạo ra các bảng dữ liệu, mẫu biểu (form), báo cáo (report) và truy vấn (query) để phục vụ cho việc quản lý thu chi.

Phần mềm quản lý thu chi bằng MS Access sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý tài chính cá nhân hoặc doanh nghiệp. MS Access cung cấp các công cụ mạnh mẽ như bảng, form, truy vấn và báo cáo để người dùng có thể theo dõi thu chi, phân tích tài chính, và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.

Dưới đây là các bước cơ bản để tạo một phần mềm quản lý thu chi bằng MS Access:

1. Thiết kế cơ sở dữ liệu (Database Design)

• Bảng Thu (Income):
  • ID (Autonumber)
  • Ngày (Date)
  • Số tiền (Currency)
  • Nguồn thu (Text)
  • Ghi chú (Text)
• Bảng Chi (Expense):
  • ID (Autonumber)
  • Ngày (Date)
  • Số tiền (Currency)
  • Mục chi (Text)
  • Ghi chú (Text)
• Bảng Danh mục chi tiêu (Expense Category): (Nếu cần phân loại chi phí)
  • ID (Autonumber)
  • Tên loại chi (Text)
• Bảng Người dùng (User): (Nếu hệ thống có nhiều người sử dụng)
  • ID (Autonumber)
  • Tên người dùng (Text)
  • Mật khẩu (Text)

2. Tạo các mẫu biểu (Forms)

Bạn sẽ cần tạo các form để người dùng dễ dàng nhập liệu và xem các thông tin:

• Form Thu Chi: Form này giúp bạn dễ dàng thêm, chỉnh sửa, xóa các mục thu và chi.
• Form Tổng hợp: Hiển thị tổng thu, chi trong một khoảng thời gian cụ thể (ngày, tháng, năm).
• Form Báo cáo: Có thể tạo báo cáo tổng hợp chi tiết thu chi theo tháng, quý, năm, hoặc theo từng danh mục chi tiêu.

3. Tạo các truy vấn (Queries)

Truy vấn giúp lọc, tìm kiếm và tổng hợp dữ liệu từ các bảng:

• Truy vấn tổng hợp thu chi: Tính tổng số thu và chi trong một khoảng thời gian.
• Truy vấn phân tích theo loại chi: Tìm kiếm chi tiêu theo các loại chi (nếu có bảng loại chi tiêu).
• Truy vấn xem chi tiết từng mục thu chi: Cung cấp thông tin chi tiết về từng giao dịch.

4. Tạo báo cáo (Reports)

Báo cáo là phần quan trọng trong phần mềm quản lý tài chính, giúp người dùng xem thông tin một cách rõ ràng:

• Báo cáo thu chi tháng/quý/năm: Hiển thị thông tin thu chi trong một khoảng thời gian.
• Báo cáo phân tích chi tiêu: Phân tích các khoản chi theo loại chi (nếu có).

5. Kết nối giữa các bảng và form

Sử dụng mối quan hệ giữa các bảng (ví dụ: sử dụng liên kết giữa bảng thu, bảng chi, và bảng loại chi tiêu) để hệ thống có thể tự động tổng hợp và báo cáo thông tin một cách chính xác.

6. Thêm chức năng tìm kiếm và báo động

• Thêm chức năng tìm kiếm để người dùng dễ dàng tra cứu các khoản thu chi.
• Bạn có thể thiết lập các cảnh báo cho người dùng khi có các khoản chi vượt mức dự tính.

7. Bảo mật dữ liệu

• Nếu hệ thống có nhiều người dùng, có thể thiết lập bảo mật cho các form và báo cáo thông qua mật khẩu hoặc phân quyền người dùng (như quyền xem, sửa, xóa).

8. Ví dụ về cấu trúc cơ sở dữ liệu:

• Bảng Thu:

  ID	Ngày	Số Tiền	Nguồn Thu	Ghi Chú
  1	2025-01-01	5000000	Lương	Lương tháng 1

• Bảng Chi:

  ID	Ngày	Số Tiền	Mục Chi	Ghi Chú
  1	2025-01-02	1000000	Ăn uống	Mua sắm tết

• Bảng Danh mục chi tiêu:

  ID	Tên Loại Chi
  1	Ăn uống
  2	Hóa đơn điện

9. Các công thức và chức năng:

• Tính tổng thu, tổng chi: Sử dụng các truy vấn để tính tổng thu chi trong một khoảng thời gian.
• Dự báo thu chi trong tương lai: Sử dụng các công thức tính toán như Excel hoặc VBA (Visual Basic for Applications) trong Access để đưa ra dự báo dựa trên thu nhập hiện tại.

10. Khóa học Access giúp bạn làm được phần mềm Quản lý thu chi

 Mời bạn tham khảo: https://iif.vn/khoa-hoc/microsoft-access-co-ban

11. Một số câu hỏi về nghiệp vụ phần mềm quản lý thu chi

- Số phiếu trên phiếu thu và chi như thế nào là hợp lý ?

- Danh sách phiếu thu có ô tổng cộng và nút sửa phiếu thu
 [Click xem]

12. Khóa học làm được phần mềm quản lý thu chi bằng Access

[Mời bạn tham khảo]

Khóa học này giúp bạn có kiến thức nền tảng về Access như table, relationship, Form, report, macro.